Vaak zijn exacte datums niet voorhanden. Toch is het belangrijk alles zo nauwkeurig mogelijk in te voeren. Later is het nog moeilijker schatten! SPARKS biedt de mogelijkheid datums "ongeveer" in te vullen: als bijvoorbeeld alleen een jaartal bekend is of geschat wordt, voert met 1 juli <jaartal> in en "Y" bij "Estimated". SPARKS drukt dan alleen het jaartal af en negeert de maand en dag.
Als de ouderdieren onbekend zijn, zijn er twee mogelijkheden:
Het eerste event van een dier is altijd een geboorte of een vangdatum. SPARKS accepteert een Transfer wel als eerste event, maar de Data Validation (Data Quality menu) meldt het als een error.
In het officiële gebruik van SPARKS door dierentuinen en instituten, hebben alle locaties een "Institution Code" en "Mnemonic". Dit zal niet voor het merendeel van de ESF stamboekdeelnemers gelden, dus moet er een alternatief ingevuld worden. Voor het Stamboek-naar-SPARKS conversie programma is gekozen voor een combinatie van de naam van de eigenaar en een deel van de postcode. Omdat het veld negen tekens groot is worden beide afgekort: zeven letters van de naam en twee cijfers van de postcode. Kraan met postcode 3071 wordt dan "KRAAN30". Deze code wordt dan ingevoerd voor zowel de Institution Code als de Mnemonic.
Noot: het is mogelijk de Institution Code leeg te laten, het dan echter niet mogelijk een rapport van deze lokatie alleen te maken. Voor SPARKS lijken dan alle dieren in het stamboek op deze lokatie te verblijven!
Als dieren van een nieuwe locatie moeten worden ingevoerd, is het noodzakelijk eerst de locatie toe te voegen aan de institution list. Bij Data Entry - Enter Animal Data kunnen alleen al bestaande locaties gebruikt worden. Locaties toevoegen gaat via System Utilities - Institution List.